前言
两宋进奏院是在不断变革与创新中逐步完善和成熟的，进奏院吏人的职权在不停的扩张，为了防止进奏官出现像五代知后官那样的嚣张气焰，朝廷制定了一系列的规章制度，来限制其行为。
进奏院的管理体制含有多项内容，主要涉及文书发递流程以及信息保密等方面，两宋在加强信息安全和保密方面做了很多工作，创立了多项管理制度。
两宋进奏院
进奏院官吏最根本、最主要的工作内容是发行文书，有监官负责制、签书定本制
发行文书是进奏院官吏最根本、最主要的工作内容，官方文书的发行程序一般由采集信息、整理汇总、邮传、反馈四个基本环节构成。在采集信息方面，进奏院负责接收皇帝、中央各机构、地方机构以及官员的文书，经过进奏院官吏的汇总整理，通过递铺付之邮传，接收反馈信息后销凿结押、交割点检。
在文书发行方面，进奏官多有编造虚假信息、肆意辄发机密文字、为经封驳便私相传递消息、供报稽迟失措、私匿文字、出卖消息等多种不法行为。为约束此类种种，规范文书发行流程，进奏院制定了相应的文书发行制度，主要有监官负责制、签书定本制两种约束措施。
书籍《宋代制诰文书研究》
监官负责制即充分发挥进奏院监官监督、领导、验收作用的体制，始见于太宗淳化三年九月诏诸州递送罪人，并许于监进奏院官当面交领的诏令，在此之后，文书的拆封、收装等都要在监官监督下完成。
淳化四年九月诏，进奏院日差进奏官一人承领敕文，于监院使臣当面拆封，点数入递。凡是内制所颁告令，需在监官需亲自监督下方可拆封入递。英宗治平元年重申此制，并把监官当面拆封的文书范围扩大到所有实封文书，即递到实封文字，仰进奏院于监官前折角重封用印，于本司投下。
宋太宗
南宋监官亲自监督文书的拆封事项，大大增加了文书的保密性
南宋承袭并扩大了监官负责制的内涵，以进奏官二人充开拆司，应外路递到文字，于监官当面开拆，即批收上簿，付诸州进奏官书押收领。监官亲自监督文书的拆封事项，有利于防止进奏官私匿文书，不致失去文字，大大增加了文书的保密性。
此外，监官还负责定时点检所接收和承发的文书，为了便于查漏补缺、及时更正，监官每月抽样检查报状在神宗熙宁年间成为定制。
宋代 监官
传递文书过程中一旦发现，进奏院官吏有私自藏匿文书的不法行为，监官首当其冲要承担失察责任。
进奏院承收文书后，进奏官没有及时抄上结押发放，耽误了文书的传送效率使其未能依限到达，监官同样也要重刑黜责。通常情况下，监官所承担的连带责任处罚是非常严重的，轻则贬官降职，重则罢官去职。
宋代 监官
监官未能及时察觉进奏官私自撰报机密事，将降官处罚
仁宗皇祐四年规定监官，未能及时察觉进奏官私自撰报机密事，一旦事发，监官将冲替降官。南宋绍兴六年二月，中书、门下和尚书三省责令进奏院递发正月赦书，进奏官王伦接收文书后，未让监官亲视检查便赉行发递，结果届时进奏院监官罗万、杨适皆因发递文书不合一面便行入递，受到各降一官的处分。
所谓进奏院传诏令差除章奏文字多有不实，或漏泄事端，惟是监官得人，可绝其弊。这种说法或有夸大监官的作用，但是充分发挥监官的监督作用，实行监官负责制能够有效的规避进奏官的一些不法行为，对监官小惩大诫能起到很好的震慑作用。
宋仁宗剧照
签书定本就是文书的封驳，进奏官要按照有关部门，或监官签署许可的定本发行报状，不能自行采集信息或擅自改动定本内容。定本就是进奏院要发递文书的标准本，一份留存、一份发送，错发、漏发等都不合规定。真宗咸平三年六月诏进奏院所供报状，每五日一写，上枢密院定本供报。开始实行枢密院拟定样本、进奏院依本发放的定本制度。
仁宗朝欧阳修曾上奏依御史台例，选差进奏官一人，凡有外方奏事及朝廷诏令除改，并限当日内报谏院。御史台也成为定本的机构，但进奏院报行机密事件仍旧以枢密院送下报状供申。
欧阳修
定本制度反复废立，大大阻碍了文书的传递效率，到徽宗朝执行非常严格
定本制度自实行后褒贬不一，几经反复废立，且定本的机构也在进奏院、宰执、枢密院、门下后省之间不断更换。神宗熙宁年间，进奏官于阁门等抄行的报状经监官、枢密院定本实封后，还需一送史馆，一送本院时政记房，定本的流程更加复杂。
定本制度大大阻碍了文书的传递效率，也为进奏官吏私相传报提供了时间和机会，在送交枢密院定本期间，进奏官率先将文书内容传报，以家书的形式入递，造成消息泄露。宋代允许递铺赴递官吏家书，家书为私人信件，其内容不接受审查。
宋哲宗画像
哲宗元符元年经给事中徐绎提议再度恢复定本制度，并被更为严格的遵守。所有文书都要经进奏院，监官签书定本后才能向下传报，事关官员差除的文书，进奏院官吏不按定本私自传报会被施加杖刑。
徽宗朝进奏院定本制度的执行同样非常严格，进奏官所发朝报由门下后省定本，经由宰执后方可报行。朝报即朝政简报，由进奏官摘抄的与所管辖州军相关的时政信息，传递给当地政府，是进奏院报状内容的一种。
宋徽宗画像
朝廷擢用材能、赏功罚罪，进奏流程复杂化
孝宗乾道年间进奏院被置于门下后省严密的监管之中，所发事状都由门下后省正式通知，发递文书的审查机构实际上，变为进奏院的上级机关—门下后省。进奏院定时派遣进奏官赴门下后省交领文字，并登记负责的进奏官吏姓名。所有文书都由门下后省置籍造册后方发付进奏院递发。
关于朝廷擢用材能、赏功罚罪的诏令，进奏院则以令只能递发中书省、枢密院检详官每月送来的事状。地方进奏院下发文书必须要知会安抚司、转运司等机构，经审核通过后方能定本发放。
宋孝宗 画像
行下进奏院，将应承受合排发诸路州军等处递角文字，并依旧径行发下逐州军，及仰关报诸路安抚、转运司并所部州军等处照会，遵守施行。
总结
实行签书定本制度，进奏院发放的任何文书都要经过上级机构的审查。进奏院官吏独立编写时状的职权被剥夺，因此官吏之间私相传报的不法行为，也得到了有效的遏制，使得庶几朝廷命令之出，天下通知，允合公议。但是，在流程上，进奏官发文动辄需要向有关部门报备，形式更为繁琐、流程更加复杂化，大大降低了行政效率。
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进奏官也因此丧失了独立采集信息和自主传报事情的权力，不再有机会接触重要信息，地位随之进一步下降。进奏院完全沦为上层公议机关的发声筒，进奏官也只能成为奔走发递的胥吏之徒。定本制度几经废立，反映出统治者希望简化程序提高文书传送效率，同时又忌惮进奏院官吏，不经封驳发行文书的权限过大的矛盾心理。
参考内容来源：《宋史》
